Chefssekreterare till Hjälpmedel i Malmö

Gör skillnad. Varje dag. Är du en serviceinriktad och strukturerad administratör som trivs i en stödjande roll? Nu söker vi en chefssekreterare för ett längre föräldravikariat. Hos oss får du ett varierat uppdrag med många kontaktytor där du stödjer verksamhetschefen, bidrar till utveckling av arbetssätt och är med och skapar förutsättningar för en välfungerande verksamhet. Verksamhetsområde Hjälpmedel är ett område inom förvaltning Psykiatri, habilitering och hjälpmedel med ansvar för samtliga hjälpmedelsområden som finansieras av Region Skåne. Vi tillhandahåller säkra hjälpmedel och läkemedelsnära förbrukningsprodukter som erbjuds och kan förskrivas i Region Skåne. Vårt uppdrag är att erbjuda våra kunder att enkelt kunna beställa, förskriva och följa upp användningen av hjälpmedel. Därutöver säkerställer vi att vår leverans till kund sker i tid, med hög patientsäkerhet, med gott bemötande för ett tryggt användande. Vi förbättrar den regionala försörjningen av hjälpmedel genom samarbeten och kravställning på produkter och tjänster för en hållbar och långsiktig utveckling av uppdraget Vi tillhandahåller hjälpmedel till personer med rörelse-, syn-, hörsel-, kommunikations- och kognitionsnedsättningar, medicinska behandlingshjälpmedel, ortopedtekniska hjälpmedel samt läkemedelsnära produkter. I Skåne är ansvaret för hjälpmedelsområdet rörelse, kommunikation och kognition uppdelat mellan kommunerna och Region Skåne, där regionen hanterar hjälpmedel för barn och ungdomar upp till 20 års ålder och kommunerna för personer över 20 år. Hjälpmedelsverksamheten består av två områden, ett för patientnära arbete samt ett område för order och logistik. Området Mottagningar består av fem hjälpmedelsmottagningar på fyra orter i Skåne. 1 plats(er). ARBETSUPPGIFTER I rollen som chefssekreterare har du ett övergripande ansvar för att ge kvalificerat administrativt stöd till verksamhetschefen. Tjänsten innebär ett självständigt och ansvarsfullt arbete med varierande arbetsuppgifter, många kontaktytor och där du bidrar till att skapa effektiva administrativa processer. Rollen är både operativ och strategiskt samordnande. Du ansvarar för att skapa struktur och framförhållning i verksamhetens planerings- och ledningsprocesser, säkerställer att viktiga aktiviteter genomförs i rätt tid och fungerar som en sammanhållande länk mellan verksamhetschef och övriga chefer i organisationen. Som stöd till verksamhetschefen arbetar du med varierande administrativa uppgifter såsom mötesadministration, ta fram statistik och presentationer, boka lokaler samt sammanställa beslutsunderlag. Du ansvarar även för att föra mötesanteckningar och sammanställa protokoll, vara huvudkontaktperson för IT och telefoni i verksamheten, hantera fakturor samt göra beställningar, exempelvis av IT och telefoni. Som chefssekreterare deltar du aktivt i utvecklingen av nya arbetsformer, rutiner och projekt på uppdrag av ledningsgruppen. Vi erbjuder ett varierat och självständigt arbete med stor delaktighet och ansvar, samt goda möjligheter att utvecklas och följa kunskapsutvecklingen inom de processer du arbetar med. KVALIFIKATIONER Du som söker har slutförd utbildning i Hälso- och sjukvårdsadministration (80 p KY/400 p YH) eller annan utbildning vi som arbetsgivare finner lämplig. Du har en mycket god administrativ och digital erfarenhet och kompetens. Vidare har du goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift och har erfarenhet och förmåga att formulera dig på ett tydligt och korrekt sätt. Som person är du serviceinriktad, strukturerad och har lätt för att anpassa dig när förutsättningarna förändras. Du trivs i en stödjande roll där du hjälper andra och bidrar till att skapa struktur och god administration. Du är en god representant för verksamheten och möter människor på ett professionellt, respektfullt och serviceinriktat sätt. Genom ditt bemötande skapar du förtroende och goda relationer både internt och externt. Vidare har du ett intresse för utveckling, digitala arbetssätt och att hitta förbättringar i verksamheten. Du är skicklig på att självständigt planera och organisera arbete och har god samarbetsförmåga. Eftersom vi är måna om att hitta rätt person för denna viktiga tjänst läggs stor vikt vid personlig lämplighet. Vi planerar att ha intervjuer den 16/10, varmt välkommen med din ansökan! Anställningsform: Tidsbegränsad anställning. Varaktighet:, tillträde: Tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Tjänsten är ett vikariat i cirka 1,5 år. . Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt. Psykiatri, habilitering och hjälpmedel är den näst största förvaltningen med verksamheter runt om i hela Skåne. Vi har ett brett uppdrag där många olika kompetenser tillsammans ger våra patienter den bästa vården och omsorgen. Med nyfikenhet och stort intresse satsar vi också på utveckling och forskning. Uppdraget inom psykiatri är att bedriva specialiserad vård i den offentligt drivna barn-, vuxen- och rättspsykiatrin. Habiliteringen bedriver habilitering och rehabilitering inom den offentligt drivna barn-, ungdoms- och vuxenhabiliteringen. Hjälpmedel har i uppdrag att hantera hjälpmedel som föreskrivs till patienter i Skåne. Inom förvaltningen finns också syn-, hörsel och dövverksamhet och ungdomsmottagningarna i Skåne. På https://www.skane.se/ledigajobb kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen så att din ansökan blir hanterad enligt särskilda rutiner. När du söker ett jobb hos Region Skåne blir din ansökan en allmän handling enligt offentlighetsprincipen. Uppgifterna behandlas och sparas enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.